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档案管理制度
点击次数:129     发布日期:2018-08-16 18:09:47      作者:不详


第一条 为了加强中心档案建设,逐步实现档案管理规范化,有效地为各项工作服务,并为国家积累档案资料,根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》及市档案局的有关规定,制定本制度。

第二条  档案工作是中心工作的重要组成部分,是维护其历史真实面貌的一项重要工作。各部门在工作、活动中形成的全部档案属于中心的档案全宗。

第三条  对不同门类和载体的档案,应根据其形成规律、利用情况等特点进行科学管理。在集中统一管理原则的指导下,视职能部门的特点,采取全部档案集中保管的管理形式。

第四条  根据国家关于“档案工作实行统一领导,分级管理的原则”中心档案工作受市档案局的指导和监督。

第五条  中心档案室对各部门的档案工作进行指导和监督。

第六条 建立归档制度

(一)归档范围

见《文书文件材料归档范围及保管期限》、《会计文件材料归档范围及保管期限》、《基建文件材料归档范围及保管期限》。

(二)归档时间

1、文书档案:以年度归档的文件、材料,各部门应于次年3月份以前完成上年度文件、材料的整理、归档工作,并移交中心档案室。

2、会计档案:每年形成的会计档案,在次年3月底以前,由会计人员进行整理,在会计管理部门保存一年,期满后由专人列出清单一式两份,向中心档案室移交,经档案室有关人员检查验收后,交接双方在移交清单上签字,双方各留一份备查。

3、基建档案:于该项目或工程完成后及时向中心档案室归档。

(三)归档要求

1、文书档案:归档的文件材料,按照年度、组织机构、问题、名称等特征分类整理立卷。档案归档后,如果发现具有保存价值的文件,应及时交立卷人员进行整理立卷或插卷,补办手续。各部门和个人不准私存、销毁应归档的文件、材料。

2、会计档案:会计管理部门应指定专人负责做好平时收集积累、整理、保管工作。按年度进行分类、编号、组卷、登记上账。

3、基建档案:由工程建设管理部门负责收集整理,每项工程的文件材料不能混淆。对于工程档案材料不齐全、不完整、不系统的,档案室不予签收。

第七条  建立、健全借阅和利用档案制度

(一)档案的利用是档案管理工作的根本目的。中心档案室要积极、主动开展档案的利用工作。根据工作需要,中心档案室将逐步编制检索工具,以方便各部门和个人工作查找、借阅档案的需要。

(二)因工作需要,经综合科同意,并登记后,可在档案阅览室借阅档案。档案一般不得带出档案室,如确需带出,3日之内,须经综合科负责人批准;7日之内须经中心分管档案工作领导批准。严禁档案长期在外,凡超过7日不能归还的,须经中心主要负责人批准,并办理续借手续。

(三)档案室属机要部门,非档案工作人员,未经批准,不得进入档案库房。档案工作人员应尽心尽责,做好档案室和库房的安全保卫工作,并随时监控其温度和湿度。因玩忽职守而造成档案损毁、遗失以及失泄密者,视情节予以严肃处理。